Registre de sécurité : ce que l’employeur doit y consigner
L’inspection du travail y a accès à chaque visite, le CSE peut le consulter, et il se construit pièce par pièce, à chaque vérification. Pourtant, beaucoup d’entreprises le réduisent à un classeur de rapports d’organismes. Voici ce que le Code du travail exige vraiment, article par article.
1. Ce que dit le Code du travail
L’article R.4323-25 est court et sans ambiguïté : « Le résultat des vérifications générales périodiques est consigné sur le ou les registres de sécurité mentionnés à l’article L. 4711-5. »
Le « ou les » compte : vous pouvez tenir plusieurs registres, par exemple un par type d’équipement. L’article L.4711-5 vous autorise aussi à tout réunir dans un registre unique, dès lors que cela facilite la conservation et la consultation des informations.
Pour savoir quels équipements sont concernés et à quelle fréquence, voir notre article sur la périodicité des VGP.
2. Ce qu’il faut y consigner
- Le résultat de chaque vérification générale périodique : c’est l’obligation de base de l’article R.4323-25.
- Les rapports des vérificateurs extérieurs : annexés au registre, ou, à défaut, la date de la vérification, la date de remise du rapport et l’endroit où il est rangé (art. R.4323-26).
- Les vérifications initiales et de remise en service : elles sont réalisées dans les mêmes conditions que les vérifications périodiques (art. R.4323-22 et R.4323-28), et se tracent de la même façon.
- Les mentions obligatoires de chaque document : il est daté et indique l’identité de la personne ou de l’organisme chargé du contrôle, ainsi que celle de la personne qui l’a effectué (art. L.4711-1 et D.4711-2).
À côté du registre, l’employeur conserve aussi les observations et mises en demeure de l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité (art. L.4711-2).
3. Qui peut le consulter
Lors de leurs visites, les agents de contrôle de l’inspection du travail et les agents du service de prévention des organismes de sécurité sociale ont accès à ces documents (art. L.4711-3).
Ils sont également communiqués aux membres du CSE et au médecin du travail (art. L.4711-4). Enfin, la liste des personnes qualifiées qui réalisent vos VGP est tenue à la disposition de l’inspection du travail (art. R.4323-24).
4. Papier ou numérique
Le classeur n’est pas obligatoire. Selon l’article R.4323-27, le registre de sécurité et les rapports peuvent être tenus et conservés sur tout support, dans les conditions de l’article L.8113-6 : le support retenu doit offrir des garanties de contrôle équivalentes à celles du papier.
En pratique, cela suppose qu’un registre numérique reste consultable sans délai pendant un contrôle, date chaque inscription et garde la trace de qui a fait quoi.
5. Combien de temps le conserver
La règle
L’employeur conserve les documents concernant les vérifications et contrôles des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications (art. D.4711-3). Même durée pour les observations et mises en demeure de l’inspection du travail.
Le « en tout état de cause » vise les vérifications espacées : pour un examen fait tous les cinq ans, garder cinq ans ne suffit pas, il faut les deux derniers.
6. Les erreurs fréquentes
- Garder seulement le dernier rapport : la loi demande cinq ans, et au moins les deux dernières vérifications.
- Classer le rapport de l’organisme sans rien noter au registre, ni l’annexer.
- Noter une vérification sans le nom de la personne qui l’a réalisée.
- Consigner des réserves sans jamais tracer leur levée.
- Tenir un registre par site sans vue d’ensemble, et découvrir une échéance dépassée pendant un contrôle.
7. Tenir le registre à jour sans y penser
Un logiciel de registre de sécurité ne remplace pas vos vérifications, mais il garde tout au même endroit et vous prévient avant les échéances.
- Un historique par équipement : chaque vérification garde sa date, son organisme ou sa personne compétente, son verdict et son rapport.
- Les réserves jusqu’à leur levée : une vérification avec réserves ouvre une réserve à lever, avec sa date limite quand elle est impérative.
- Des échéances qui préviennent : la prochaine date se calcule depuis la dernière vérification, et un email part avant qu’elle n’arrive.
- Un registre à remettre : l’export du parc sort le registre, les vérifications à faire, une synthèse et l’historique complet, pour un inspecteur, le CSE ou l’assureur (export Excel, plan Business).
Questions fréquentes
Le registre de sécurité est-il obligatoire ?
Oui, dès que l’entreprise possède des équipements soumis à vérification générale périodique : le résultat de ces vérifications est consigné sur le ou les registres de sécurité (art. R.4323-25 du Code du travail).
Combien de temps conserver les rapports de vérification ?
Les documents relatifs aux vérifications et contrôles des cinq dernières années, et en tout état de cause ceux des deux derniers contrôles ou vérifications (art. D.4711-3). Pour un examen fait tous les cinq ans, comme l’examen approfondi d’une grue à tour, cela revient à garder jusqu’à dix ans d’historique.
Le registre de sécurité peut-il être numérique ?
Oui. Le registre de sécurité et les rapports peuvent être tenus et conservés sur tout support (art. R.4323-27), dans les conditions de l’article L.8113-6, qui exige des garanties de contrôle équivalentes à celles du papier.
Qui peut consulter le registre de sécurité ?
Les agents de l’inspection du travail et les agents de prévention de la sécurité sociale lors de leurs visites (art. L.4711-3). Les documents sont aussi communiqués aux membres du CSE et au médecin du travail (art. L.4711-4).
Faut-il annexer le rapport de l’organisme extérieur ?
Oui, quand la vérification est faite par une personne extérieure à l’établissement, son rapport est annexé au registre. À défaut, le registre indique la date de la vérification, la date de remise du rapport et l’endroit où il est conservé (art. R.4323-26).
Pour aller plus loin
- Périodicité des VGP : le tableau complet par équipement : quelle fréquence pour quel équipement.
- Logiciel VGP et registre de sécurité : le suivi des équipements dans CertPilot.
- Obligations de formation sécurité de l’employeur : le pendant côté salariés.