Accord de traitement des données (DPA)

1. Rôles RGPD

• Le Client agit en qualité de Responsable de traitement.
• CertPilot agit en qualité de Sous-traitant.

2. Objet du traitement

Fourniture du service SaaS de gestion des habilitations, formations, passeports, alertes, convocations, signatures électroniques, audit trail et préparation des déclarations au Passeport de Prévention national (décret n° 2025-748, article L4141-5 du Code du travail).

3. Catégories de données traitées

• Données d'identification et RH (nom, poste, service)
• Données de suivi de formation et certificats
• Données d'usage et de sécurité (logs, audit trail)
• Numéro d'identification au répertoire (NIR) — collecté et traité uniquement pour les formations éligibles au Passeport de Prévention, conformément à l'article L4141-5 du Code du travail. Donnée hébergée dans l'UE, non affichée dans les passeports consultables par QR code.
• Date de visite médicale, lorsqu'elle est renseignée par le Client, au titre du suivi des obligations de santé et de sécurité au travail. Cette donnée n'est accessible qu'aux administrateurs de l'entreprise du Client.

Personnes concernées : les salariés et agents du Client dont celui-ci gère les habilitations et formations. Durée du traitement : pendant toute la durée du contrat entre CertPilot et le Client ; à son terme, les données sont restituées ou supprimées selon l'article 9.

4. Instructions documentées

CertPilot ne traite les données que sur instruction documentée du Client et uniquement pour la fourniture du service contractuel.

5. Mesures de sécurité

• Chiffrement en transit (HTTPS/TLS)
• Gestion des rôles et contrôle d'accès
• Traçabilité des actions (audit trail)
• Procédures de sauvegarde et restauration
• Journalisation des incidents de sécurité
• Engagement de confidentialité des personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel (article 28.3.b du RGPD)

Voir aussi la page Sécurité & disponibilité.

6. Sous-traitants ultérieurs

CertPilot recourt aux sous-traitants techniques suivants :

Cette liste est tenue à jour. En cas d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur, le Client en est informé et peut s'y opposer pour un motif légitime lié à la protection des données (article 28.2 du RGPD).

Droit d'audit : CertPilot met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Client ou un auditeur mandaté par lui (article 28.3.h du RGPD).

7. Localisation et transferts

Les données applicatives sont hébergées en Union Européenne (Railway, Pays-Bas — europe-west4). L'envoi d'emails transactionnels est assuré par Brevo, hébergé en France 🇫🇷. Par transparence, Railway Corp. (hébergement) et Stripe (paiements) sont des sociétés de droit américain ; les données au repos de l'hébergement restent toutefois localisées dans l'UE. L'accès par ces entités et les transferts éventuels (notamment le traitement des paiements par Stripe aux États-Unis) sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT) et/ou le Data Privacy Framework (DPF), conformément à l'Art. 46 RGPD.

8. Assistance au Responsable de traitement

• Réponse aux demandes d'exercice de droits
• Assistance à la réalisation des analyses d'impact relatives à la protection des données (AIPD) et, le cas échéant, à la consultation préalable de l'autorité de contrôle, conformément aux articles 35 et 36 du RGPD — pertinent notamment pour les traitements incluant le NIR.
• Notification des violations de données personnelles dans un délai de 48 heures maximum à compter de la prise de connaissance de l'incident, conformément à l'article 33 du RGPD. La notification précise la nature de la violation, les catégories et volumes approximatifs de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées pour y remédier.
• Coopération en cas de contrôle d'autorité
• Tenue d'un registre des traitements et fourniture, sur demande, des éléments nécessaires au Client pour démontrer le respect de ses obligations.

9. Sort des données en fin de contrat

À la fin du contrat, le Client peut exporter l'intégralité de ses données selon les formats proposés (Excel, CSV, PDF). CertPilot procède ensuite à la suppression définitive des données du Client sous 30 jours à compter de la fin du contrat (ou de la demande d'export si elle est postérieure), sauf obligation légale de conservation contraire (notamment les données de facturation, conservées 10 ans, et l'audit trail, plafonné à 5 ans). Les sauvegardes chiffrées résiduelles sont écrasées selon leur cycle de rotation, dans un délai maximal de 30 jours supplémentaires.

10. Intelligence artificielle

CertPilot s'engage à ce qu'aucune donnée du Client ne soit utilisée pour entraîner, affiner ou évaluer des modèles d'intelligence artificielle, qu'ils soient internes à CertPilot ou opérés par des fournisseurs tiers.

Aucune donnée personnelle traitée pour le compte du Client n'est partagée avec un fournisseur d'IA générative dans le cadre du fonctionnement nominal du service. Toute évolution de ce périmètre nécessiterait un avenant écrit et l'accord préalable du Client.

11. Droit applicable et juridiction

Le présent accord est régi par le droit français. Tout litige relatif à sa validité, son interprétation ou son exécution relève de la compétence des tribunaux de Paris, en cohérence avec les Conditions Générales de Vente de CertPilot.