Entreprises extérieures habilitées avant d'entrer
Chaque sous-traitant tient la liste de ses intervenants dans un espace qui lui est réservé, voit les habilitations que vos postes exigent et dépose les attestations qui manquent. Vous validez. Les habilitations de vos intervenants extérieurs rejoignent le même suivi que celles de vos salariés.
Le sous-traitant entre sur votre site, ses habilitations restent chez lui
Le Code du travail vous demande de coordonner la prévention avec chaque entreprise extérieure qui intervient chez vous. Encore faut-il savoir qui arrive, et avec quelles habilitations. Ce que dit le texte
Des attestations qui arrivent par mail, quand elles arrivent
Une photo de CACES, un PDF scanné de travers, une relance restée sans réponse. Le jour de l'intervention, personne ne sait si le dossier est complet.
Vos exigences, connues de vous seul
Le sous-traitant envoie ce qu'il a, pas ce que votre poste exige. L'écart entre les deux se découvre à l'accueil du site, ou après.
Un tableau de plus à tenir
Les intervenants extérieurs finissent dans un classeur à part, qui vieillit plus vite que le reste et que personne ne relit avant l'échéance.
Chaque sous-traitant a son espace
Vous créez l'entreprise extérieure et invitez un ou plusieurs responsables par mail. Une fois leur compte activé, ils arrivent dans un espace dédié où ils ne voient que les intervenants de leur entreprise : qui est à jour, ce qui expire bientôt, ce qui manque.
Vos fiches de poste font la loi
Le responsable ajoute ses intervenants en choisissant leur fonction et leur service dans vos référentiels. Les habilitations exigées sont celles de vos fiches de poste, et la fiche de l'intervenant affiche ce qui lui manque ou ce qui a expiré.
Le sous-traitant dépose ses attestations
Intervenant, formation, date d'obtention, fin de validité, organisme, et le PDF s'il l'a : chaque attestation arrive avec les mêmes informations, au même endroit, au lieu d'une chaîne de mails.
Vous validez, refusez ou classez
Chaque dépôt vous est signalé par la cloche de l'application et par un récapitulatif quotidien. Depuis la page Attestations à valider, vous le validez, le refusez avec un motif, ou le classez « Déjà enregistrée ». Le sous-traitant est prévenu par mail de la validation comme du refus.
De l'invitation à l'habilitation validée
- 1
Vous créez l'entreprise extérieure et invitez ses responsables par mail.
- 2
Le responsable active son compte avec le lien reçu, valable 7 jours.
- 3
Il ajoute ses intervenants avec une fonction et un service pris dans vos référentiels.
- 4
Il dépose les attestations en face des habilitations que l'espace lui signale comme manquantes.
- 5
Vous validez et l'habilitation compte dans votre suivi.
Le passeport signé par le bon employeur
L'intervenant extérieur n'est pas votre salarié. Son passeport formation est signé par son employeur, l'entreprise extérieure, sur place ou par mail, dès qu'elle a un responsable actif dans son espace. Sans responsable actif, vous signez à sa place.
Une nouvelle attestation validée remet le passeport à signer : il reflète toujours les habilitations en cours.
Vous gardez la main
- Vous pouvez créer vous-même les intervenants d'une entreprise extérieure.
- Vous désactivez un responsable ou toute une entreprise quand la relation s'arrête.
- Chaque création, dépôt, validation ou désactivation est tracée au journal d'audit.
- Le NIR n'est jamais demandé pour un intervenant extérieur.
- Les intervenants extérieurs sont exclus de votre bilan social et de votre export Passeport de Prévention.
Le sous-traitant relancé sans que vous ayez à le faire
Les responsables de l'entreprise extérieure reçoivent les alertes d'échéance de leurs intervenants, pour programmer les renouvellements, et un rappel chaque semaine tant que des habilitations exigées manquent. De votre côté, la cloche et le récapitulatif quotidien vous signalent les attestations à valider.
Disponible avec le plan Business, espace sous-traitants compris. Voir les tarifs
Questions fréquentes
Le sous-traitant a-t-il besoin d'un abonnement CertPilot ?
Non. C'est vous qui créez l'entreprise extérieure et qui invitez ses responsables par mail. Ils activent leur compte avec le lien reçu, valable 7 jours, et accèdent à un espace limité à leur propre entreprise.
Que voit le responsable d'une entreprise extérieure ?
Uniquement les intervenants de son entreprise. Il ne voit ni vos salariés, ni vos autres sous-traitants, ni vos tableaux de bord.
Qui décide des habilitations exigées pour un intervenant ?
Vous. Le sous-traitant choisit la fonction et le service de chaque intervenant dans vos référentiels, rattachés à vos fiches de poste. Les habilitations exigées sont donc celles de votre site, et l'espace lui affiche celles qui manquent ou qui ont expiré.
Une attestation déposée est-elle prise en compte tout de suite ?
Non. Elle attend votre décision sur la page Attestations à valider : vous la validez, vous la refusez avec un motif, ou vous la classez « Déjà enregistrée ». Le sous-traitant reçoit un mail quand elle est validée et quand elle est refusée.
Qui signe le passeport formation d'un intervenant extérieur ?
Son employeur, c'est-à-dire l'entreprise extérieure, sur place ou par mail, dès qu'elle a un responsable actif. Sans responsable actif, c'est vous qui signez. Une nouvelle attestation validée remet le passeport à signer.
Demandez-vous le numéro de sécurité sociale des intervenants ?
Non, le NIR n'est jamais demandé pour un intervenant extérieur. Les intervenants extérieurs sont aussi exclus de votre bilan social et de votre export Passeport de Prévention : ce ne sont pas vos salariés.
Peut-on se passer de l'espace et tout saisir soi-même ?
Oui. Vous pouvez créer vous-même les intervenants d'une entreprise extérieure, sans inviter personne. Vous pouvez aussi désactiver un responsable ou une entreprise à tout moment, et chaque action est tracée au journal d'audit.
Dans quelle offre la gestion des entreprises extérieures est-elle disponible ?
À partir du plan Business, avec l'espace sous-traitants.
Pour approfondir
Entreprises extérieures : ce que le Code du travail impose
Inspection commune préalable, plan de prévention écrit, seuil des 400 heures, travaux dangereux et coordination, article par article.
Matrice des habilitations par poste
Les fiches de poste qui fixent les habilitations exigées, pour vos salariés comme pour vos intervenants extérieurs.
Vos sous-traitants à jour avant de franchir le portail
Essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, ou démonstration de l'espace sous-traitant sur rendez-vous.